Sicherheit im unternehmerischen Notfall mit dem Notfallkoffer | KERN

Sicher­heit im unter­neh­me­ri­schen Notfall mit dem Notfall­kof­fer

Was tun, wenn der Chef unerwar­tet ausfällt und kein Notfall­kof­fer gepackt ist? Wenn Entschei­dungs­trä­ger ausfal­len, lasten auf unvor­be­rei­te­ten Mitar­bei­tern oft mehr Verant­wor­tung und Aufga­ben als sie tragen können. Ohne eine Notfall­pla­nung, kann Betrie­ben damit selbst bei kurzen Auszei­ten des Chefs das Ende drohen.

Der unvor­be­rei­te­te Unter­neh­mer­tod als Worst Case

Wir verdeut­li­chen die Proble­ma­tik zunächst an einem Beispiel:

Vater und Sohn sind Gesell­schaf­ter eines Beratungs­un­ter­neh­mens. Vor vielen Jahren haben sie bereits im Gesell­schafts­ver­trag geregelt, dass beim Tod des Vaters alle restli­chen Antei­le auf den Sohn übertra­gen werden.

Der Vater glaubt sein Erbe gut geregelt zu haben. Daher möchte er primär seine Ehefrau versorgt wissen, wenn er mal nicht mehr an ihrer Seite ist. Die beiden sind in zweiter Ehe verhei­ra­tet. Sie hat dabei kein so gutes Bezie­hungs­ver­hält­nis zum Sohn des Unter­neh­mers.

Also wird im Testa­ment die Firma an seine Frau übertra­gen.

Jahre später dann, als der Senior verstirbt, ist das Chaos perfekt. Denn Sohn und Stief­mut­ter liegen kurz vor einer juris­ti­schen Ausein­an­der­set­zung vor Gericht um das Firmen­er­be.”

Hinter­grund: In Deutsch­land steht das Gesell­schafts­recht vor (!) dem Erbrecht. Im Falle des Unter­neh­mens­be­ra­ters wurde dabei schlicht­weg verges­sen, das Testa­ment und den Gesell­schafts­ver­trag zu synchro­ni­sie­ren.

Ein profes­sio­nell aufbe­rei­te­ter Notfall­kof­fer ist nicht nur ein wichti­ges Instru­ment für ältere Unter­neh­mer. Vielmehr sollte er als strate­gi­sche Aufga­be Inhalt der Unternehmens(fort-)führung, von jedem Selbstän­di­gen sein.

Und zwar vollkom­men unabhän­gig vom Alter des Unter­neh­mers bzw. Inhabers einer Firma.

Was passiert, wenn von heute auf morgen, durch schwe­re Krank­heit oder Tod, Unter­neh­men und Familie vor folgen­schwe­ren Entschei­dun­gen stehen?

Der unter­neh­me­ri­sche Notfall, ist ein unange­neh­mes Thema, aber ein notwen­di­ges für jeden Chef, der seinen Betrieb ernst nimmt. Vorsor­ge ist eine Pflicht­auf­ga­be“ so Nachfol­ge-Exper­te und BDU-Mitglied Nils Koerber von KERN aus Bremen.

Die Praxis zeigt: Einige Betrie­be können morgens noch nicht einmal aufge­schlos­sen werden, wenn der Chef ausfällt.

Schwer­wie­gend wird es, wenn der Eigen­tü­mer nieman­den in die Betriebs­füh­rung einge­weiht hat. Dann steht die Familie meist vor einem unüber­wind­ba­ren Berg von Arbeit. Häufig blockie­ren fehlen­de Vollmach­ten, Testa­men­te, Konto­zu­gän­ge dabei sogar jede Entschei­dung.

Nur mit Geduld und einer realis­ti­schen Warte­zeit von ca. 3 Monaten ist mit der behörd­li­chen Beschei­ni­gung zum Tod und dem Erbe zu rechnen.

Im Ideal­fall hilft dann die Bank aufgrund persön­li­cher Bezie­hun­gen. Kann, muss aber nicht so sein und dann wird es richtig eng.

Eine zweite Führungs­ebe­ne, auch wenn ein Unter­neh­men nur 10 Mitar­bei­ter hat, ist die erste konkre­te Maßnah­me, damit im Notfall eine betrieb­li­che Organi­sa­ti­on nicht ins Strau­cheln gerät.

Vor allem sollte jedes Unter­neh­men immer auf den plötz­li­chen Ausfall seiner Führungs­kraft vorbe­rei­tet sein.

Jedoch funktio­niert kein Notfall­plan von allei­ne und ohne Infor­ma­ti­on und Vorbe­rei­tung.

Wer in die Bresche sprin­gen muss, braucht alle nötigen Infor­ma­tio­nen. Exper­ten raten daher, alle wichti­gen Dokumen­te und Infor­ma­tio­nen in einer Mappe (noch zeitge­mä­ßer: auf einer CD) zu bündeln.

Drei wesent­li­che Sparten gilt es, in einem betrieb­li­chen Notfall­kof­fer zu unter­schei­den:

  1. Recht­li­che, finan­zi­el­le und unter­neh­me­ri­sche Grund­la­gen, mit genau­en Anwei­sun­gen, Vollmach­ten oder vertrau­li­chen Infor­ma­tio­nen.
  2. Erstel­len Sie zudem einen Übersichts­plan über die wichtigs­ten Arbeits­ab­läu­fe im Betrieb. Wer ist für was zustän­dig? Wer könnte im Notfall für wen einsprin­gen?
  3. Eine weite­re Leitfra­ge könnte lauten: Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein ganzes Jahr ausfal­le oder gar sterbe?

Folgen­de geschäft­li­che Inhal­te sollte jeder Notfall­kof­fer beinhal­ten:

  • Die Notfall­pla­nung. Sie gilt als Übersicht für den Erstel­ler selbst. Es ist die umfang­rei­che Analy­se der IST-Situa­ti­on und die Basis, um mit Fachan­wäl­ten und dem Steuer­be­ra­ter die Details betrieb­li­cher und priva­ter Regelun­gen zu disku­tie­ren.
  • Die Privat­bi­lanz. Sie dient als Übersicht aller Vermö­gens­wer­te in saldier­ter Form. Zugleich ist sie auch eine gute Struk­tur für die Auftei­lung von erblich angedach­ten Zutei­lun­gen.
  • Diese Bilanz sollte alle 2 Jahre aktua­li­siert werden. Schließ­lich verän­dern sich Immobi­li­en­wert, Firmen­be­wer­tun­gen oder andere Anlagen.
  • Ein Vermö­gens­plan. Er dient der eigenen Trans­pa­renz. Erst so weiß der Unter­neh­mer, wieviel Vermö­gen wirklich für die Zeit als Priva­tier zur Verfü­gung steht oder welche Ausga­ben über viele Jahre hinweg anste­hen. Manch­mal kann das auch schmerz­haf­te Einschnit­te bedeu­ten, weil damit klar wird, dass die bisher bewohn­te große Immobi­lie für die Zukunft wirtschaft­lich nicht mehr zu halten ist.
  • Die Steuer­pla­nung. Privat und geschäft­lich. Dafür ist Zeit ein wichti­ger Faktor. Je früher darüber Klarheit besteht, kann analog zu gesetz­li­chen Fristen in der Vorsor­ge gehan­delt werden.
  • Der Notfall­plan. Ein struk­tu­rier­ter Plan mit allen Daten und Fakten für die Organi­sa­ti­on der ersten Tagen und Wochen in einem Notfall.
  • Geschäfts­voll­mach­ten. Dabei empfiehlt Nachfol­ge­spe­zia­list Nils Koerber ganz beson­ders: „ Sprechen Sie mit allen Betrof­fe­nen frühzei­tig über den Gedan­ken, eine Vollmacht zu übertra­gen. Nichts ist schlim­mer, als dass gut gedach­te Stell­ver­tre­ter­re­ge­lun­gen im Notfall abgelehnt werden.
  • Bankvoll­mach­ten. Da ist zu beach­ten, dass immer die Origi­nal-Unter­la­gen der jewei­li­gen Bank genutzt werden und keine pauscha­lier­ten Formu­lie­run­gen. Das könnte für eine Bank zur Rechts­un­si­cher­heit führen.
  • Passwör­ter und/oder ein Schlüs­sel­ver­zeich­nis.
  • Der Gesell­schafts­ver­trag.
  • Mögli­cher­wei­se ein Beirat, der schon weit vor dem Tag X die Arbeit aufge­nom­men hat und mit Vollmach­ten indivi­du­ell ausge­stat­tet werden kann.
  • Übersicht aller priva­ten und geschäft­li­chen Versi­che­run­gen.

Eher priva­ter Natur sind die folgen­den Themen:

  • Das Testa­ment. Im Ideal­fall unter Einbe­zie­hung aller Betrof­fe­nen zu Lebzei­ten.
  • Eine Patien­ten­ver­fü­gung für die medizi­ni­sche Notfall­vor­sor­ge.
  • Eine Betreu­ungs- und /oder Vorsor­ge­voll­macht für die priva­ten Umstän­de.
  • Eine Sorge­rechts­er­klä­rung bei minder­jäh­ri­gen Kindern.
  • Eine Bestat­tungs­ver­fü­gung. Gerne ausführ­lich und detail­liert.
  • Optio­nal: Persön­li­che Botschaf­ten oder Brief an die Angehö­ri­gen.

Sammeln Sie dabei in einem Ordner alles, was für den Betrieb und auch für die Familie wichtig ist.

Spielen Sie den Tag X darüber hinaus am besten einmal im Unter­neh­men als Notfall­übung durch. Dadurch werden offene Lücken aufge­deckt und Sicher­heit bei allen Betei­lig­ten erzeugt. 

Der Blick durch Dritte hilft klare Planun­gen zu entwi­ckeln. Denn diese blicken von außen auf das Unter­neh­men und die Famili­en­si­tua­ti­on, losge­löst von Verwick­lun­gen und Emotio­nen. Zudem lässt sich so eine Notfall­pla­nung vorbe­rei­ten, die im Fall der Fälle auch Bestand hat.

Angeneh­mer Neben­ef­fekt eines profes­sio­nel­len Notfall­kof­fers darüber hinaus: Im Rating­ge­spräch mit der Hausbank bewirkt die Präsen­ta­ti­on eines Notfall­kof­fers eine besse­re Bewer­tung. Damit bekom­men Sie auch attrak­ti­ve­re Zinsen.

Neben einem fehlen­den Notfall­kof­fer sind auch noch weite­re Dinge für einen erfolg­rei­chen Generationswechsel zu beach­ten. In diesem Webinar zeigt Ihnen KERN-Gründer Nils Koerber, welche Fehler sie dabei unbedingt vermei­den müssen.  

Bild: ©mipan / Fotolia.com

Über den Autor:

Nils Koerber ist Mitbe­grün­der und Inhaber von KERN - Die Nachfolge­spezialisten in Bremen. Langjäh­rig erfah­re­ner Prakti­ker in allen Fragen der Unternehmensnachfolge in Famili­en­un­ter­neh­men. Spezia­li­siert auf den Unter­neh­mens­ver­kauf im Mittel­stand und den Generationswechsel im Famili­en­un­ter­neh­men.

Tipps zum Weiter­le­sen:

KERN-Studie zur Unternehmensnachfolge in Deutsch­land 2020: Akuter Nachfol­ger­man­gel bedroht Famili­en­un­ter­neh­men

Bundes­wei­te Studie: Mangel an Unter­neh­mens­nach­fol­gern bedroht Famili­en­un­ter­neh­men

KfW - Analy­se: Unternehmensnachfolge im Mittel­stand brennen­des Thema

Das Unter­neh­mer­tes­ta­ment als Schlüs­sel des Notfall­kof­fers

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Welche Dinge sind in einem betrieb­li­chen Notfall­kof­fer unabding­bar?

Notfall­pla­nung
Privat­bi­lanz
Vermö­gens­plan
Steuer­pla­nung
Notfall­plan
Geschäfts­voll­mach­ten
Bankvoll­mach­ten
Passwör­ter und/oder ein Schlüs­sel­ver­zeich­nis
Gesell­schafts­ver­trag
Übersicht aller priva­ten und geschäft­li­chen Versi­che­run­gen

Welche Berei­che sollte ein unter­neh­me­ri­scher Notfall­kof­fer abdecken?

1. Recht­li­che, finan­zi­el­le und unter­neh­me­ri­sche Grund­la­gen, mit genau­en Anwei­sun­gen, Vollmach­ten oder vertrau­li­chen Infor­ma­tio­nen.
2. Übersichts­plan über die wichtigs­ten Arbeits­ab­läu­fe im Betrieb. Wer ist für was zustän­dig? Wer könnte im Notfall für wen einsprin­gen?
3. Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein ganzes Jahr ausfal­le oder gar sterbe?

Wie kann ich mein Unter­neh­men schon jetzt für die Zeit nach meinem Tod vorbe­rei­ten?

Die behörd­li­che Beschei­ni­gung zum Tod und dem Erbe nimmt meist ca. 3 Monate in Anspruch. In dieser schwie­ri­gen Lage helfen zudem gute persön­li­che Bezie­hun­gen zur Bank. Auch bei noch so kleinen Betrie­ben hilft eine zweite Führungs­ebe­ne. Damit ein Notfall­plan funktio­niert, braucht es Infor­ma­ti­on und Vorbe­rei­tung für alle Betei­lig­ten.