Sicherheit im unternehmerischen Notfall mit dem Notfallkoffer - KERN

Sicherheit im unternehmerischen Notfall mit dem Notfallkoffer

Was tun, wenn der Chef unerwartet ausfällt und kein Notfallkoffer gepackt ist? Wenn Entscheidungsträger ausfallen, lasten auf unvorbereiteten Mitarbeitern oft mehr Verantwortung und Aufgaben als sie tragen können. Ohne eine Notfallplanung, kann Betrieben damit selbst bei kurzen Auszeiten des Chefs das Ende drohen.

Der unvorbereitete Unternehmertod als Worst Case

Wir verdeutlichen die Problematik zunächst an einem Beispiel:

„Vater und Sohn sind Gesellschafter eines Beratungsunternehmens. Vor vielen Jahren haben sie bereits im Gesellschaftsvertrag geregelt, dass beim Tod des Vaters alle restlichen Anteile auf den Sohn übertragen werden.

Der Vater glaubt sein Erbe gut geregelt zu haben. Daher möchte er primär seine Ehefrau versorgt wissen, wenn er mal nicht mehr an ihrer Seite ist. Die beiden sind in zweiter Ehe verheiratet. Sie hat dabei kein so gutes Beziehungsverhältnis zum Sohn des Unternehmers.

Also wird im Testament die Firma an seine Frau übertragen.

Jahre später dann, als der Senior verstirbt, ist das Chaos perfekt. Denn Sohn und Stiefmutter liegen kurz vor einer juristischen Auseinandersetzung vor Gericht um das Firmenerbe.”

Hintergrund: In Deutschland steht das Gesellschaftsrecht vor (!) dem Erbrecht. Im Falle des Unternehmensberaters wurde dabei schlichtweg vergessen, das Testament und den Gesellschaftsvertrag zu synchronisieren.

Ein professionell aufbereiteter Notfallkoffer ist nicht nur ein wichtiges Instrument für ältere Unternehmer. Vielmehr sollte er als strategische Aufgabe Inhalt der Unternehmens(fort-)führung, von jedem Selbständigen sein.

Und zwar vollkommen unabhängig vom Alter des Unternehmers bzw. Inhabers einer Firma.

Was passiert, wenn von heute auf morgen, durch schwere Krankheit oder Tod, Unternehmen und Familie vor folgenschweren Entscheidungen stehen?

„Der unternehmerische Notfall, ist ein unangenehmes Thema, aber ein notwendiges für jeden Chef, der seinen Betrieb ernst nimmt. Vorsorge ist eine Pflichtaufgabe“ so Nachfolge-Experte und BDU-Mitglied Nils Koerber von KERN aus Bremen.

Die Praxis zeigt: Einige Betriebe können morgens noch nicht einmal aufgeschlossen werden, wenn der Chef ausfällt.

Schwerwiegend wird es, wenn der Eigentümer niemanden in die Betriebsführung eingeweiht hat. Dann steht die Familie meist vor einem unüberwindbaren Berg von Arbeit. Häufig blockieren fehlende Vollmachten, Testamente, Kontozugänge dabei sogar jede Entscheidung.

Nur mit Geduld und einer realistischen Wartezeit von ca. 3 Monaten ist mit der behördlichen Bescheinigung zum Tod und dem Erbe zu rechnen.

Im Idealfall hilft dann die Bank aufgrund persönlicher Beziehungen. Kann, muss aber nicht so sein und dann wird es richtig eng.

Eine zweite Führungsebene, auch wenn ein Unternehmen nur 10 Mitarbeiter hat, ist die erste konkrete Maßnahme, damit im Notfall eine betriebliche Organisation nicht ins Straucheln gerät.

Vor allem sollte jedes Unternehmen immer auf den plötzlichen Ausfall seiner Führungskraft vorbereitet sein.

Jedoch funktioniert kein Notfallplan von alleine und ohne Information und Vorbereitung.

Wer in die Bresche springen muss, braucht alle nötigen Informationen. Experten raten daher, alle wichtigen Dokumente und Informationen in einer Mappe (noch zeitgemäßer: auf einer CD) zu bündeln.

Drei wesentliche Sparten gilt es, in einem betrieblichen Notfallkoffer zu unterscheiden:

  1. Rechtliche, finanzielle und unternehmerische Grundlagen, mit genauen Anweisungen, Vollmachten oder vertraulichen Informationen.
  2. Erstellen Sie zudem einen Übersichtsplan über die wichtigsten Arbeitsabläufe im Betrieb. Wer ist für was zuständig? Wer könnte im Notfall für wen einspringen?
  3. Eine weitere Leitfrage könnte lauten: Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein ganzes Jahr ausfalle oder gar sterbe?

Folgende geschäftliche Inhalte sollte jeder Notfallkoffer beinhalten:

  • Die Notfallplanung. Sie gilt als Übersicht für den Ersteller selbst. Es ist die umfangreiche Analyse der IST-Situation und die Basis, um mit Fachanwälten und dem Steuerberater die Details betrieblicher und privater Regelungen zu diskutieren.
  • Die Privatbilanz. Sie dient als Übersicht aller Vermögenswerte in saldierter Form. Zugleich ist sie auch eine gute Struktur für die Aufteilung von erblich angedachten Zuteilungen.
  • Diese Bilanz sollte alle 2 Jahre aktualisiert werden. Schließlich verändern sich Immobilienwert, Firmenbewertungen oder andere Anlagen.
  • Ein Vermögensplan. Er dient der eigenen Transparenz. Erst so weiß der Unternehmer, wieviel Vermögen wirklich für die Zeit als Privatier zur Verfügung steht oder welche Ausgaben über viele Jahre hinweg anstehen. Manchmal kann das auch schmerzhafte Einschnitte bedeuten, weil damit klar wird, dass die bisher bewohnte große Immobilie für die Zukunft wirtschaftlich nicht mehr zu halten ist.
  • Die Steuerplanung. Privat und geschäftlich. Dafür ist Zeit ein wichtiger Faktor. Je früher darüber Klarheit besteht, kann analog zu gesetzlichen Fristen in der Vorsorge gehandelt werden.
  • Der Notfallplan. Ein strukturierter Plan mit allen Daten und Fakten für die Organisation der ersten Tagen und Wochen in einem Notfall.
  • Geschäftsvollmachten. Dabei empfiehlt Nachfolgespezialist Nils Koerber ganz besonders: „ Sprechen Sie mit allen Betroffenen frühzeitig über den Gedanken, eine Vollmacht zu übertragen. Nichts ist schlimmer, als dass gut gedachte Stellvertreterregelungen im Notfall abgelehnt werden.
  • Bankvollmachten. Da ist zu beachten, dass immer die Original-Unterlagen der jeweiligen Bank genutzt werden und keine pauschalierten Formulierungen. Das könnte für eine Bank zur Rechtsunsicherheit führen.
  • Passwörter und/oder ein Schlüsselverzeichnis.
  • Der Gesellschaftsvertrag.
  • Möglicherweise ein Beirat, der schon weit vor dem Tag X die Arbeit aufgenommen hat und mit Vollmachten individuell ausgestattet werden kann.
  • Übersicht aller privaten und geschäftlichen Versicherungen.

Eher privater Natur sind die folgenden Themen:

  • Das Testament. Im Idealfall unter Einbeziehung aller Betroffenen zu Lebzeiten.
  • Eine Patientenverfügung für die medizinische Notfallvorsorge.
  • Eine Betreuungs- und /oder Vorsorgevollmacht für die privaten Umstände.
  • Eine Sorgerechtserklärung bei minderjährigen Kindern.
  • Eine Bestattungsverfügung. Gerne ausführlich und detailliert.
  • Optional: Persönliche Botschaften oder Brief an die Angehörigen.

Sammeln Sie dabei in einem Ordner alles, was für den Betrieb und auch für die Familie wichtig ist.

Spielen Sie den Tag X darüber hinaus am besten einmal im Unternehmen als Notfallübung durch. Dadurch werden offene Lücken aufgedeckt und Sicherheit bei allen Beteiligten erzeugt. 

Der Blick durch Dritte hilft klare Planungen zu entwickeln. Denn diese blicken von außen auf das Unternehmen und die Familiensituation, losgelöst von Verwicklungen und Emotionen. Zudem lässt sich so eine Notfallplanung vorbereiten, die im Fall der Fälle auch Bestand hat.

Angenehmer Nebeneffekt eines professionellen Notfallkoffers darüber hinaus: Im Ratinggespräch mit der Hausbank bewirkt die Präsentation eines Notfallkoffers eine bessere Bewertung. Damit bekommen Sie auch attraktivere Zinsen.

Neben einem fehlenden Notfallkoffer sind auch noch weitere Dinge für einen erfolgreichen Generationswechsel zu beachten. In diesem Webinar zeigt Ihnen KERN-Gründer Nils Koerber, welche Fehler sie dabei unbedingt vermeiden müssen.  

Bild: ©mipan / Fotolia.com

Über den Autor:

Nils Koerber ist Mitbegründer und Inhaber von KERN – Die Nachfolgespezialisten in Bremen. Langjährig erfahrener Praktiker in allen Fragen der Unternehmensnachfolge in Familienunternehmen. Spezialisiert auf den Unternehmensverkauf im Mittelstand und den Generationswechsel im Familienunternehmen.

Tipps zum Weiterlesen:

KERN-Studie zur Unternehmensnachfolge in Deutschland 2020: Akuter Nachfolgermangel bedroht Familienunternehmen

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Welche Dinge sind in einem betrieblichen Notfallkoffer unabdingbar?

Notfallplanung
Privatbilanz
Vermögensplan
Steuerplanung
Notfallplan
Geschäftsvollmachten
Bankvollmachten
Passwörter und/oder ein Schlüsselverzeichnis
Gesellschaftsvertrag
Übersicht aller privaten und geschäftlichen Versicherungen

Welche Bereiche sollte ein unternehmerischer Notfallkoffer abdecken?

1. Rechtliche, finanzielle und unternehmerische Grundlagen, mit genauen Anweisungen, Vollmachten oder vertraulichen Informationen.
2. Übersichtsplan über die wichtigsten Arbeitsabläufe im Betrieb. Wer ist für was zuständig? Wer könnte im Notfall für wen einspringen?
3. Was passiert oder passiert nicht in meinem Betrieb, wenn ich für eine Woche, einen Monat, ein ganzes Jahr ausfalle oder gar sterbe?

Wie kann ich mein Unternehmen schon jetzt für die Zeit nach meinem Tod vorbereiten?

Die behördliche Bescheinigung zum Tod und dem Erbe nimmt meist ca. 3 Monate in Anspruch. In dieser schwierigen Lage helfen zudem gute persönliche Beziehungen zur Bank. Auch bei noch so kleinen Betrieben hilft eine zweite Führungsebene. Damit ein Notfallplan funktioniert, braucht es Information und Vorbereitung für alle Beteiligten.