Seguran­ça numa emergên­cia empre­sa­ri­al com o kit de emergência

O que fazer quando o chefe se ausen­ta inespe­rad­amen­te e não tem um kit de emergên­cia? Quando os deciso­res estão ausen­tes, os trabal­ha­dores despre­ve­ni­dos são frequen­te­men­te sobre­car­re­ga­dos com mais responsa­bil­ida­des e tarefas do que podem suport­ar. Sem um plano de emergên­cia, as empre­sas podem ser ameaça­das pelo fim de curtos perío­dos de ausên­cia do chefe.

A morte de um empresá­rio despre­ve­ni­do é o pior cenário possível

Começa­re­mos por ilustrar o proble­ma com um exemplo:

Pai e filho são sócios de uma empre­sa de consult­oria. Há muitos anos, já tinham estipu­la­do no contra­to de socie­da­de que, após a morte do pai, todas as acções restan­tes seriam trans­fer­idas para o filho.

O pai conside­ra ter resol­vi­do bem a sua heran­ça. Por isso, quer sobre­tu­do que a sua mulher tenha tudo o que precisa quando ele já não estiver ao seu lado. Os dois casam-se pela segun­da vez. Ela não tem uma relação tão boa com o filho do empresário.

Assim, no testa­men­to, a empre­sa é trans­fer­ida para a sua mulher.

Anos mais tarde, quando o pai morre, o caos é perfei­to. Pois o filho e a madras­ta estão prestes a enfren­tar uma batal­ha legal em tribu­nal por causa da heran­ça da empresa.”

Antece­den­tes: Na Aleman­ha, o direi­to das socie­da­des tem prece­dên­cia sobre (!) o direi­to suces­sório. No caso do consul­tor de gestão, esque­ceu-se simples­men­te de sincro­ni­zar o testa­men­to e os estatutos.

Um kit de emergên­cia prepa­ra­do profi­s­sio­nal­men­te não é apenas uma ferra­men­ta importan­te para os empresá­ri­os mais velhos. Pelo contrá­rio, deve fazer parte da gestão (contí­nua) de todos os trabal­ha­dores indepen­den­tes como uma tarefa estratégica.

E isto é comple­ta­men­te indepen­den­te da idade do empresá­rio ou do proprie­tá­rio de uma empresa.

O que é que aconte­ce quando, de um dia para o outro, devido a uma doença grave ou a uma morte, a empre­sa e a família são confron­ta­das com decis­ões importantes?

A emergên­cia empre­sa­ri­al é um tema desagra­dá­vel, mas neces­sá­rio para todos os chefes que levam o seu negócio a sério. Prever o futuro é uma tarefa obriga­tória? diz o especia­lis­ta em suces­são e membro da BDU Nils Koerber da KERN em Bremen.

A práti­ca demons­tra-o: algumas empre­sas nem sequer podem ser abertas de manhã quando o patrão está fora.

A situa­ção torna-se grave quando o proprie­tá­rio não envol­veu ninguém na gestão da empre­sa. Nessa altura, a família vê-se geral­men­te confron­ta­da com uma montan­ha intrans­poní­vel de trabal­ho. Muitas vezes, a falta de procu­ra­ções, de testa­ment­os, de acesso às contas bloqueia mesmo todas as decisões.

Só com paciên­cia e um perío­do de espera realis­ta de cerca de 3 meses é que se pode esperar a certidão de óbito ofici­al e a herança.

O ideal seria que o banco ajudas­se devido às suas relações pesso­ais. Pode ser ou não ser o caso, e então as coisas ficam realmen­te apertadas.

Um segun­do nível de gestão, mesmo que uma empre­sa tenha apenas 10 trabal­ha­dores, é a primei­ra medida concre­ta para garan­tir que uma organi­za­ção opera­cio­nal não vacila numa emergência.

Acima de tudo, todas as empre­sas devem estar sempre prepa­ra­das para a perda súbita do seu diretor.

No entan­to, nenhum plano de emergên­cia funcio­na por si só e sem infor­ma­ção e preparação.

Qualquer pessoa que tenha de entrar em ação precisa de toda a infor­ma­ção neces­sá­ria. Por isso, os especia­lis­tas aconsel­ham a reunir todos os document­os e infor­ma­ções importan­tes numa pasta (ainda mais atual: num CD).

É importan­te distin­guir entre três catego­ri­as princi­pais num kit de emergên­cia de uma empresa:

1. Funda­ções jurídi­cas, finance­i­ras e empre­sa­ri­ais, com instru­ções precis­as, procu­ra­ções ou infor­ma­ções confidenciais.
2. Além disso, elabo­re um plano geral dos proces­sos de trabal­ho mais importan­tes da empre­sa. Quem é responsá­vel por quê? Quem pode substi­tuir quem numa emergência?
3. Outra questão orien­ta­do­ra poderia ser: O que é que aconte­ce ou não aconte­ce na minha empre­sa se eu estiver ausen­te duran­te uma semana, um mês, um ano intei­ro ou até morrer?

Os seguin­tes conteú­dos empre­sa­ri­ais devem ser incluí­dos em todos os kits de emergência:

• O plano de emergên­cia. É considera­do uma visão geral para o próprio prepa­ra­dor. É a análi­se exaus­ti­va da situa­ção atual e a base para discut­ir os porme­no­res dos acordos comer­ciais e priva­dos com advoga­dos especia­liz­ados e o consul­tor fiscal.
• O balan­ço priva­do. Serve como uma visão geral de todos os activos em forma líqui­da. Simul­ta­nea­men­te, é também uma boa estru­tu­ra para a distri­bui­ção de lotes hereditários.
• Este balan­ço deve ser atualiz­ado de dois em dois anos. Afinal, o valor dos imóveis, as avalia­ções das empre­sas ou outros inves­ti­ment­os mudam.
• Um plano de rique­za. Serve a própria trans­parên­cia do empresá­rio. Só assim o empresá­rio sabe quanto patrimó­nio está realmen­te disponí­vel para o tempo como parti­cu­lar ou que despe­sas terá ao longo de muitos anos. Por vezes, isto também pode signi­fi­car cortes doloro­sos, porque se torna claro que a grande proprie­da­de anterior­men­te ocupa­da já não é econo­mic­a­men­te viável para o futuro.
• O Planea­men­to fiscal. A nível priva­do e empre­sa­ri­al. O tempo é um fator importan­te neste contex­to. Quanto mais cedo houver clare­za sobre este assun­to, mais cedo se poderá atuar, de forma análo­ga aos prazos legais na previsão do futuro.
• O plano de emergên­cia. Um plano estru­tu­ra­do com todos os factos e números para organi­zar os primei­ros dias e semanas em caso de emergência.
• Procu­ra­ções. O especia­lis­ta em suces­sões Nils Koerber recomen­da em parti­cu­lar: ? Falar com todas as pesso­as envol­vi­das desde o início sobre a ideia de trans­fer­ir uma procu­ra­ção. Nada é pior do que uma procu­ra­ção bem pensada ser rejei­ta­da numa emergência.
• Procu­ra­ções bancá­ri­as. É de salien­tar que são sempre utiliz­ados os document­os origi­nais do respe­tivo banco e não formu­la­ções genéri­cas. Isto pode condu­zir a uma insegu­ran­ça jurídi­ca para um banco.
• Palav­ras-passe e/ou um diretório de chaves.
• O contra­to social.
• Possi­ve­l­men­te, um consel­ho consul­tivo que já tenha começa­do a trabal­har muito antes do dia X e que possa ser indivi­du­al­men­te equipa­do com procurações.
• Panora­ma de todos os seguros priva­dos e empresariais.

Os temas que se seguem são de carác­ter mais privado:

• O testa­men­to. Ideal­men­te, com a parti­ci­pa­ção de todos os inter­essa­dos duran­te a sua vida.
• Um testa­men­to vital para cuidados médicos de emergência.
• Uma procu­ra­ção para cuidados e/ou precau­ções em circuns­tân­ci­as particulares.
• Uma decla­ra­ção de custó­dia no caso de filhos menores.
• Um decre­to de enter­ro. Exten­sa e pormenorizada.
• Facul­ta­tivo: Mensa­gens pesso­ais ou carta a familiares.

Reunir tudo o que é importan­te para a empre­sa e também para a família numa pasta.

Para além disso, é prefe­rí­vel reali­zar o Dia X uma vez na empre­sa como um exercí­cio de emergên­cia. Isto revelará as lacunas existen­tes e criará seguran­ça para todos os envolvidos. 

A visão de um terce­i­ro ajuda a desen­vol­ver planos claros. Isto deve-se ao facto de olharem para a situa­ção da empre­sa e da família de fora, sem envol­vi­ment­os e emoções. Além disso, é possí­vel preparar desta forma um planea­men­to de emergên­cia, que também durará se o pior acontecer.

Um efeito secun­dá­rio agradá­vel de um caso de emergên­cia profi­s­sio­nal é o facto de a apresen­ta­ção de um caso de emergên­cia condu­zir a uma melhor classi­fi­ca­ção na discus­são de rating com o banco. Isto também signi­fi­ca que obtém taxas de juro mais atractivas.

Para além da falta de um kit de emergên­cia, há outros aspec­tos a ter em conta para uma transi­ção geracio­nal bem sucedi­da. Em este webinar mostra-lhe Nils Koerber, fundador da KERNquais os erros que devem evitar a todo o custo. 

Imagem: ©mipan / Fotolia.com

Sobre o autor:

Nils Koerber é cofund­ador e proprie­tá­rio da KERN - Die Nachfolge­spezialisten em Bremen. Profi­s­sio­nal com muitos anos de experiên­cia em todas as questões de suces­são empre­sa­ri­al em empre­sas familia­res. Especia­liz­ado na venda de empre­sas em médias empre­sas e na mudan­ça de geração em empre­sas familiares.

Sugestões para uma leitu­ra mais aprofundada:

Estudo da KERN sobre a suces­são empre­sa­ri­al na Aleman­ha em 2020: a falta aguda de suces­so­res ameaça as empre­sas familiares

Estudo a nível nacio­nal: a falta de suces­so­res empre­sa­ri­ais ameaça as empre­sas familiares

KfW - Análi­se: A suces­são empre­sa­ri­al é uma questão premen­te nas PME

A vonta­de do empresá­rio como chave do estojo de emergência

Como recon­he­cer um consul­tor de vendas de empre­sas de renome?

Webinars gratui­tos sobre suces­são empresarial

5 tendên­ci­as importan­tes na suces­são empre­sa­ri­al em 2019