Bezpiec­zeńst­wo w nagłych wypad­kach w firmie dzięki zesta­wo­wi awaryjnemu

Co zrobić, gdy szef jest niespod­zie­wa­nie nieob­e­c­ny, a nie ma spako­wa­n­ego zesta­wu awary­j­n­ego? Gdy decyden­ci są nieob­e­c­ni, nieprzy­go­to­wa­ni pracow­ni­cy są często obarc­za­ni więks­zą odpowied­zi­al­nością i zadania­mi, niż są w stanie udźwi­gnąć. Bez plano­wa­nia awary­j­n­ego, firmy mogą być zagrożo­ne przez koniec nawet krótkich okresów nieob­e­c­ności szefa.

Nieprzy­go­to­wa­nie do śmier­ci przedsię­bi­or­cy jako najgorszy scenariusz

Najpierw zilus­tru­je­my ten problem na przykładzie:

Ojciec i syn są partne­r­ami w firmie konsul­tin­gowej. Już wiele lat temu zastrzegli w umowie spółki, że po śmier­ci ojca wszyst­kie pozostałe udziały przechod­zą na syna.

Ojciec uważa, że dobrze rozlic­zył się z dzied­zic­ze­nia. Dlate­go chce on przede wszyst­kim, aby jego żona była zapew­nio­na, gdy nie będzie go już przy niej. Ci dwaj są małżeńst­wem po raz drugi. Nie ma ona tak dobrych relac­ji z synem przedsiębiorcy.

Tak więc w testa­men­cie firma zosta­je przekaz­a­na jego żonie.

Następ­nie po latach, kiedy senior odchod­zi, chaos jest ideal­ny. Syn i macocha mają bowiem stanąć do sądowej batalii o spadek po firmie.”

Tło: W Niemc­zech prawo spółek ma pierw­s­zeńst­wo przed (!) prawem spadko­wym. W przypad­ku konsul­tan­ta ds. zarząd­za­nia zapom­nia­no po prostu zsynchro­ni­zować testa­ment i umowę spółki.

Profes­jo­nal­nie przygo­to­wa­ny zestaw awary­j­ny to nie tylko ważne narzęd­zie dla stars­zych przedsię­bi­or­ców. Powin­na ona raczej stanowić element (ciągłe­go) zarząd­za­nia każdą osobą prowad­zącą działal­ność na własny rachunek, jako zadanie strategiczne.

I jest to całko­wi­cie nieza­leż­ne od wieku przedsię­bi­or­cy czy właści­cie­la firmy.

Co się dzieje, gdy z dnia na dzień, z powodu poważ­nej choro­by lub śmier­ci, firma i rodzi­na stają w oblic­zu donio­słych decyzji?

Sytuac­je kryzy­so­we w bizne­sie to temat nieprzy­jem­ny, ale koniecz­ny dla każde­go szefa, który poważ­nie traktu­je swój biznes. Zapew­ni­e­nie przyszłości to zadanie obowiąz­ko­we? mówi ekspert ds. sukces­ji i członek BDU Nils Koerber z KERN w Bremie.

Prakty­ka pokazu­je: Niektó­re firmy nie mogą być odblo­ko­wa­ne nawet rano, gdy szefa nie ma w domu.

Sprawa staje się poważ­na, gdy właści­ciel nie zaangażo­wał nikogo w zarząd­za­nie firmą. Wtedy rodzi­na staje zwykle przed górą pracy nie do pokona­nia. Często brak pełno­moc­nictw, testa­men­tów i dostę­pu do konta wręcz bloku­je każdą decyzję.

Tylko z cierp­li­wością i realis­ty­cz­nym okresem oczeki­wa­nia wynos­zą­cym około 3 miesiące można oczeki­wać na oficjal­ny akt zgonu i spadek.

Ideal­nie byłoby, gdyby bank pomógł ze wzglę­du na osobis­te relac­je. Może tak być, ale nie musi, a wtedy sprawy przybier­ają napraw­dę napię­ty obrót.

Drugi poziom zarząd­za­nia, nawet jeśli przedsię­bi­orst­wo zatrud­nia tylko 10 pracow­ni­ków, jest pierws­zym konkret­nym środkiem, który zapew­nia, że organi­zac­ja opera­cy­j­na nie załamie się w sytuac­ji kryzysowej.

Przede wszyst­kim, każda firma powin­na być zawsze przygo­to­wa­na na nagłą utratę menedżera.

Jednak żaden plan awary­j­ny nie działa sam z siebie, bez infor­mac­ji i przygotowania.

Każdy, kto musi wkroc­zyć do akcji, potrze­bu­je wszyst­kich niezbęd­nych infor­mac­ji. Dlate­go eksper­ci radzą, aby wszyst­kie ważne dokumen­ty i infor­mac­je zebrać w teczce (a jeszc­ze bardziej współc­ześ­nie: na płycie CD).

Ważne jest, aby rozróż­nić trzy główne katego­rie w firmo­wym zesta­wie awaryjnym:

1. Fundac­je prawne, finan­so­we i korpora­cy­j­ne, z dokład­ny­mi instruk­c­ja­mi, pełno­moc­nict­wa­mi lub infor­mac­ja­mi poufnymi.
2. Dodat­ko­wo należy stwor­zyć plan przeglą­do­wy najważ­nie­js­zych procesów pracy w przedsię­bi­orst­wie. Kto jest za co odpowied­zi­al­ny? Kto mógłby zastąpić kogo w nagłych wypadkach?
3. Innym pytaniem przewod­nim mogło­by być: Co się stanie lub nie stanie w mojej firmie, jeśli będę nieob­e­c­ny przez tydzień, miesiąc, cały rok lub nawet umrę?

W każdym zesta­wie awary­jnym powin­ny znaleźć się nastę­pu­jące elemen­ty biznesowe:

• Plan awary­j­ny. Jest on trakto­wa­ny jako przegląd dla samego przygo­to­wu­jące­go. Jest to kompl­ek­so­wa anali­za obecnej sytuac­ji i podsta­wa do omówi­e­nia szcze­gółów ustaleń bizne­so­wych i prywat­nych z wyspec­ja­lizowany­mi prawni­ka­mi i dorad­cą podatkowym.
• Bilans prywat­ny. Służy on jako przegląd wszyst­kich aktywów w formie netto. Jedno­c­ześ­nie jest to również dobra struk­tu­ra do dystry­buc­ji działek dziedzicznych.
• Bilans ten powini­en być aktua­lizowa­ny co dwa lata. Zmienia się przecież wartość nierucho­mości, wyceny firm czy innych inwestycji.
• Plan bogact­wa. Służy to własnej przejr­zys­tości przedsię­bi­or­cy. Tylko w ten sposób przedsię­bior­ca wie, ile tak napraw­dę ma do dyspo­zy­c­ji mająt­ku na dany czas jako osoba prywat­na lub jakie wydat­ki ponie­sie przez wiele lat. Czasa­mi może to również oznac­zać boles­ne cięcia, ponie­waż staje się jasne, że dotych­c­z­as zajmo­wa­na duża nierucho­mość nie jest już ekono­mic­z­nie opłacal­na w przyszłości.
• Firma Plano­wa­nie podat­ko­we. Prywat­nie i w bizne­sie. Czas jest tu ważnym czynni­kiem. Im wcześ­niej jest to jasne, tym szybciej można działać analo­gicz­nie do terminów prawnych w posta­nowi­e­niach dotyc­zą­cych przyszłości.
• Plan awary­j­ny. Ustruk­tu­ry­zowa­ny plan zawie­ra­ją­cy wszyst­kie fakty i liczby dotyc­zące organi­zac­ji pierws­zych dni i tygod­ni w sytuac­ji awaryjnej.
• Pełno­moc­nict­wa. Specja­lis­ta ds. sukces­ji, Nils Koerber, szcze­gól­nie poleca: - Poroz­ma­wia­jcie wcześ­nie z wszyst­ki­mi zainte­re­so­wany­mi osoba­mi o pomyś­le przeka­za­nia pełno­moc­nict­wa. Nie ma nic gorsze­go niż odrzu­ce­nie w nagłym wypad­ku dobrze przemyślanych ustaleń dotyc­zą­cych pełnomocnictwa.
• Pełno­moc­nict­wa bankowe. Należy zwrócić uwagę, że zawsze stoso­wa­ne są orygi­nal­ne dokumen­ty danego banku, a nie blankie­to­we sformuło­wa­nia. Może to prowad­zić do niepew­ności prawnej dla banku.
• Hasła i/lub katalog kluczy.
• Umowa społecz­na.
• Ewentu­al­nie rada dorad­c­za, która rozpo­c­zęła pracę już na długo przed dniem X i może być indywi­du­al­nie wyposażo­na w pełnomocnictwa.
• Przegląd wszyst­kich ubezpiec­zeń prywat­nych i firmowych.

Poniżs­ze tematy mają charak­ter bardziej prywatny:

• Wola. Najlepiej przy zaangażo­wa­niu wszyst­kich zainte­re­so­wanych osób za ich życia.
• Testa­ment życia dla nagłej opieki medycznej.
• Pełno­moc­nict­wo do opieki i / lub ostroż­ności w sprawach prywatnych.
• Oświad­c­ze­nie o sprawo­wa­niu opieki w przypad­ku małolet­nich dzieci.
• Dekret pochów­ku. Bardzo obszer­ne i szczegółowe.
• Opcjo­nal­nie: Osobis­te wiado­mości lub list do krewnych.

Zbierz w teczce wszyst­ko, co jest ważne dla firmy, a także dla rodziny.

Co więcej, najlepiej jest raz w firmie rozegrać Dzień X jako ćwicze­nie awary­j­ne. Pozwo­li to na ujawni­e­nie otwar­tych luk i stwor­zy bezpiec­zeńst­wo dla wszyst­kich zaangażowanych. 

Spojr­ze­nie osoby trzeciej pomaga w opraco­wa­niu jasnych planów. Dzieje się tak, ponie­waż patrzą oni na firmę i sytuac­ję rodzin­ną z zewną­trz, oderwa­ni od uwikłań i emocji. Ponadto można w ten sposób przygo­to­wać plano­wa­nie awary­j­ne, które będzie również trwałe, jeśli dojdzie do najgorszego.

Przyjem­nym efektem ubocz­nym profes­jo­nal­n­ego przypad­ku awary­j­n­ego jest to, że prezent­ac­ja przypad­ku awary­j­n­ego prowad­zi do lepszej oceny w dyskus­ji ratin­gowej z bankiem. Oznac­za to również, że otrzy­masz bardziej atrak­cy­j­ne oprocentowanie.

Oprócz braku­jące­go zesta­wu ratun­ko­wego, są inne rzeczy, które należy rozważyć, aby pomyśl­nie przepro­wad­zić zmianę pokolenio­wą. Na stronie ten webinar pokazu­je ci Założy­ciel firmy KERN Nils Koerberjakich błędów muszą unikać za wszel­ką cenę. 

Obraz: ©mipan / Fotolia.com

O autor­ze:

Nils Koerber jest współ­założy­cie­lem i właści­cie­lem firmy KERN - Die Nachfolge­spezialisten w Bremie. Praktyk z wielo­let­nim doświad­c­ze­niem we wszyst­kich kwesti­ach związanych z sukces­ją firm w przedsię­bi­orst­wach rodzin­nych. Specja­li­zu­je się w sprze­daży spółek w średnich przedsię­bi­orst­wach oraz zmianie pokolenio­wej w firmach rodzinnych.

Wskazów­ki do dalszej lektury:

Badanie KERN na temat sukces­ji przedsię­bi­orstw w Niemc­zech 2020: dotkli­wy brak następ­ców zagraża przedsię­bi­orst­wom rodzinnym

Ogólno­kra­jo­we badanie: Brak sukce­sorów bizne­so­wych zagraża firmom rodzinnym

KfW - Anali­za: Sukces­ja przedsię­bi­orst­wa palącym proble­mem w MŚP

Wola przedsię­bi­or­cy jako klucz do zesta­wu ratunkowego

Jak rozpoz­nać renomo­wa­n­ego dorad­cę ds. sprze­daży firm?

Bezpłat­ne semina­ria inter­neto­we na temat sukces­ji przedsiębiorstw

5 ważnych trendów w sukces­ji przedsię­bi­orstw w 2019 r.