Über die Inhalte des Notfallkoffers haben die meisten Unternehmer bereits gehört. Trotzdem haben 70% aller deutschen Firmeninhaber ihren Notfallkoffer nicht oder nur unzureichend gepackt. Fällt der Chef unerwartet aus, wird es für kleine Firmen schnell existenzbedrohend, weil z.B. keine Kontenvollmachten vergeben oder Stellvertreterregelungen vereinbart und umgesetzt wurden. Die Nachfolgespezialisten zeigen auf, was auf jeden Fall Inhalte des Notfallkoffers sein sollte.

Im ersten Teil gehen wir hierbei insbesondere auf die Stellvertreterregelungen und die erforderlichen Vollmachtsregelungen als Inhalte des Notfallkoffers ein. Der zweite Teil konzentriert sich auf die Schlüsseldokumente eines Notfallkoffers und zeigt an einem praktischen Beispiel, wie die gesetzliche Erbfolge und der Gesellschaftsvertrag ein Unternehmertestament aushebeln kann.

Was muß in den Notfallkoffer?

1. Stellvertreter-Regelung

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen ist der Inhaber oft die wichtigste Person im Unternehmen. Bei ihm laufen die Stränge zusammen, er hat die volle Verantwortung für sein unternehmerisches Handeln. Dennoch sollte er sich die Frage stellen, wem er im Falle eine Notfalls die Verantwortung übertragen würde.

„Jeder Unternehmer sollte eine schriftlich fixierte Stellvertreterregelung haben“, sagt Nils Koerber, Berater für Unternehmensnachfolge in Bremen. Er unterstreicht im Interview mit der Impulse, dass diese Nachfolgeregelung auch mit dem Betroffenen besprochen sein muß: „Ich hatte schon Fälle, in denen der Stellvertreter nichts von seiner Rolle wusste. Und er wollte die Verantwortung auch gar nicht.“

Es hilft übrigens oft nicht, seinen Ehepartner als Stellvertreter einzusetzen. Dies liegt schlichtweg in der Tatsache begründet, dass die Wahrscheinlichkeit höher ist, dass einem Ehepaar z.B. auf einer gemeinsamen Urlaubsreise gemeinsam etwas zustößt und damit eine Vertreterregelung obsolet ist.

Vielmehr ist es sinnvoll, dieser Stellvertreter-Regelung ein Anforderungsprofil für einen Fremdgeschäftsführer beizufügen. Dies zwingt den Unternehmer zum einen dazu, seine eigene Arbeitsplatzbeschreibung niederzulegen und hilft dem Unternehmen im unerwarteten Notfall. So hilft diese einem firmeninternen Nachfolger, schnell die Aufgaben des Inhabers zu übernehmen oder der Familie einen Fremdgeschäftsführer oder Interimsmanager zu finden.

2. Beirats-Regelung

Für Unternehmen ab etwa 15 Mitarbeitern bietet sich aus diesem Grund die Einrichtung eines Beirates an. Dies können z.B. 1-3 Unternehmer oder auch der Steuerberater sein.

Dieses tolle und kostengünstige Instrument ist sehr leicht einzuführen: Die Beiratsmitglieder beraten den Unternehmer und können wichtige Impulse im normalen Tagesgeschäft einbringen. Im Notfall bleibt ein Unternehmen durch einen solchen Beirat handlungsfähig: Er kann einspringen und zeitweilig die operative Leitung eines Unternehmens übernehmen.

3. Vollmachten

Ganz wesentliche Inhalte des Notfallkoffers sind die Vollmachten: Dazu zählen Privatvollmachten und Kontovollmacht für die Firmen- und Privatkonten sowie eine Handlungsvollmacht oder Prokura für den Stellvertreter. Eventuell sollte letztere bei einem Anwalt hinterlegt werden: Der darf sie erst herausgeben, wenn der vorher explizit besprochene Notfall eintritt.

Hier geht es zum zweiten Teil, der sich mit den wesentlichen Schlüsseldokumenten und dem Unternehmertestament als weitere wesentliche Inhalte des Notfallkoffers beschäftigt.

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