Sicurez­za in caso di emergen­za aziend­a­le con la valiget­ta di emergenza

Cosa fare se il capo doves­se venire a manca­re inaspett­a­ta­men­te e non ci fosse un kit di emergen­za pronto? Quando i decis­o­ri vengo­no a manca­re, ai dipen­den­ti impre­pa­ra­ti ricado­no spesso più responsa­bi­li­tà e compi­ti di quanti ne possa­no sopport­are. Senza una piani­fi­ca­zio­ne di emergen­za, le azien­de posso­no rischia­re la chiusu­ra anche in caso di brevi assen­ze del capo.

La morte non prepa­ra­ta dell’im­p­ren­di­to­re come caso peggiore

Innan­zi­tutto illus­tria­mo il proble­ma con un esempio:

„Padre e figlio sono soci di una socie­tà di consu­len­za. Molti anni fa, aveva­no già stabi­li­to nel contrat­to socia­le che alla morte del padre tutte le quote rimanen­ti sareb­be­ro state trasfe­ri­te al figlio.

Il padre crede di aver siste­ma­to bene la sua eredi­tà. Pertan­to, vorreb­be princi­pal­men­te che sua moglie fosse assis­t­i­ta quando non sarà più al suo fianco. I due sono sposa­ti in secon­de nozze. Lei non ha un buon rappor­to con il figlio dell’imprenditore.

Così, nel testa­men­to, l’azi­en­da viene trasfe­ri­ta a sua moglie.

Anni dopo, poi, quando il Senior muore, il caos è perfet­to. Perché figlio e matri­gna sono sull’or­lo di uno scontro legale in tribu­na­le per l’eredi­tà dell’azienda.“

Sfondo: In Germa­nia, il diritto socie­ta­rio prece­de (!) il diritto succes­so­rio. Nel caso del consu­len­te aziend­a­le, si è sempli­ce­men­te dimen­ti­ca­to di sincro­niz­za­re il testa­men­to e lo statu­to societario.

Una valiget­ta di pronto inter­ven­to prepa­ra­ta profes­sio­nal­men­te non è solo uno strumen­to importan­te per gli impren­di­to­ri anzia­ni. Piuttosto, dovreb­be essere conside­ra­ta un compi­to strate­gi­co della gestio­ne (conti­nua) dell’im­pre­sa, da parte di ogni libero professionista.

E ciò, comple­ta­men­te indipen­den­te­men­te dall’e­tà dell’im­p­ren­di­to­re o proprie­ta­rio di un’azienda.

Cosa succe­de se da un giorno all’al­t­ro, per una grave malat­tia o per un deces­so, impre­se e famig­lie si trova­no di fronte a decis­io­ni pesanti?

„L’emer­gen­za impren­di­to­ria­le è un argomen­to sgrade­vo­le, ma neces­sa­rio per ogni capo che prende sul serio la propria attivi­tà. La preven­zio­ne è un compi­to obbli­ga­to­rio“, affer­ma l’esper­to di succes­sio­ne e membro del BDU Nils Koerber di KERN, Brema.

La prati­ca dimos­tra: Alcune azien­de non posso­no nemmeno essere aperte la matti­na se il capo è assente.

Il proble­ma diven­ta serio se il proprie­ta­rio non ha coinvol­to nessu­no nella gestio­ne opera­ti­va. Allora la famiglia si trova di fronte a una montagna di lavoro insor­mon­ta­bi­le. Spesso, la mancan­za di procu­re, testa­men­ti e acces­si ai conti blocca persi­no qualsi­a­si decisione.

Solo con pazien­za e un tempo di attesa reali­sti­co di circa 3 mesi, si potran­no ottene­re i documen­ti uffici­a­li per il deces­so e l’eredità.

Ideal­men­te, la banca aiuterà quindi in base a relazio­ni perso­na­li. Può essere così, ma non è detto, e allora le cose si faran­no davvero difficili.

Un secon­do livel­lo di leader­ship, anche se un’azi­en­da ha solo 10 dipen­den­ti, è la prima misura concre­ta affin­ché un’or­ga­niz­za­zio­ne aziend­a­le non vacil­li in caso di emergenza.

Soprat­tut­to, ogni azien­da dovreb­be essere sempre prepa­ra­ta all’im­prov­vi­so falli­men­to del proprio leader.

Tutta­via, nessun piano d’emer­gen­za funzio­na da solo, senza infor­ma­zio­ni e preparazione.

Chi deve inter­ve­ni­re d’urgen­za ha bisog­no di tutte le infor­ma­zio­ni neces­s­a­rie. Gli esper­ti consi­glia­no quindi di raggruppa­re tutti i documen­ti e le infor­ma­zio­ni importan­ti in una cartel­la (ancora più al passo con i tempi: su un CD).

Tre divisio­ni essen­zia­li da distin­gue­re in una casset­ta di pronto soccor­so aziendale:

1. Basi legali, finan­zia­rie e impren­di­to­ri­a­li, con istru­zi­o­ni precise, deleg­he o infor­ma­zio­ni riservate.
2. Inolt­re, creare un piano di visio­ne genera­le dei princi­pa­li flussi di lavoro opera­ti­vi. Chi è responsa­bi­le di cosa? Chi potreb­be sosti­tui­re chi in caso di emergenza?
3. Un’al­tra doman­da guida potreb­be essere: cosa succe­de o non succe­de nella mia attivi­tà se sono assente per una setti­ma­na, un mese, un intero anno o addirit­tu­ra muoio?

I seguen­ti conte­nuti aziend­a­li dovreb­be­ro essere inclu­si in ogni kit di pronto soccorso:

• La piani­fi­ca­zio­ne di emergen­za. È conside­ra­ta una panor­ami­ca per lo stesso creato­re. È l’ana­li­si comple­ta della situa­zio­ne attua­le (IST) e la base per discu­te­re i dettag­li delle dispo­si­zio­ni aziend­a­li e priva­te con avvoca­ti specia­lis­ti e commercialisti.
• Il bilan­cio priva­to. Serve come panor­ami­ca di tutti gli attivi in forma salda­ta. Allo stesso tempo, è anche una buona strut­tu­ra per la ripar­ti­zio­ne di assegna­zio­ni previs­te in eredità.
• Questo bilan­cio dovreb­be essere aggior­na­to ogni 2 anni. Alla fine, il valore degli immobi­li, le valuta­zio­ni delle socie­tà o altri inves­ti­men­ti cambiano.
• Un piano patri­mo­nia­le. Serve per la propria traspa­ren­za. Solo così l’imp­ren­di­to­re sa quanto patri­mo­nio è effet­ti­va­men­te dispo­ni­bi­le per il periodo da pensio­na­to o quali spese sono previs­te nel corso di molti anni. A volte ciò può signi­fi­ca­re tagli doloro­si, perché diven­ta chiaro che l’immo­bi­le in cui si è vissuto finora non è più econo­mic­a­men­te sosteni­bi­le per il futuro.
• La Piani­fi­ca­zio­ne fisca­le. Priva­to e aziend­a­le. Il tempo è un fatto­re importan­te in questo senso. Quanto prima vi sia chiarez­za al riguar­do, tanto prima si potrà agire in linea con le scaden­ze legali previs­te per la previdenza.
• Il piano di emergen­za. Un piano strut­tu­ra­to con tutti i dati e i fatti per l’orga­niz­za­zio­ne dei primi giorni e setti­ma­ne in caso di emergenza.
• Poteri commer­cia­li. A questo riguar­do, lo specia­lis­ta di succes­sio­ni Nils Koerber racco­man­da in parti­co­la­re: „Parla­te con tutte le perso­ne inter­es­sa­te per tempo della possi­bi­li­tà di confer­i­re una procu­ra. Niente è peggio che dispo­si­zio­ni di sosti­tu­zi­o­ne ben pensa­te venga­no respin­te in caso di emergenza.”.
• Procu­re banca­rie. Si noti che devono essere sempre utiliz­za­ti i documen­ti origi­na­li della banca speci­fi­ca e non formu­la­zio­ni generi­che. Ciò potreb­be creare incer­tez­za giuri­di­ca per una banca.
• Password e/o un file di chiavi.
• Il contrat­to sociale.
• Forse un comita­to consul­tivo che ha già inizia­to i lavori ben prima del Giorno X e che può essere dotato di deleg­he individuali.
• Panor­ami­ca di tutte le assicu­ra­zio­ni priva­te e aziendali.

Di natura più privata sono i seguen­ti argomenti:

• Il testa­men­to. Ideal­men­te, con il coinvol­gi­men­to di tutti gli inter­es­sa­ti in vita.
• Una diret­ti­va antici­pa­ta per la piani­fi­ca­zio­ne dell’as­sis­ten­za medica in caso di emergenza.
• Una procu­ra di assis­ten­za e/o procu­ra di previ­den­za per circos­tan­ze private.
• Una dichia­ra­zio­ne di custo­dia per figli minorenni.
• Una dispo­si­zio­ne testa­men­ta­ria per la sepol­tu­ra. Volen­tie­ri, in modo esaus­tivo e dettagliato.
• Opzio­na­le: Messag­gi perso­na­li o lette­ra ai propri cari.

Racco­glie­te tutto ciò che è importan­te per il funzio­na­men­to e anche per la famiglia in una cartella.

Gioca­te lo scena­rio del Giorno X una volta all’in­ter­no dell’a­zi­en­da come eserci­ta­zio­ne di emergen­za. In questo modo si scopri­ran­no le lacune aperte e si creerà sicurez­za in tutti i sogget­ti coinvolti. 

Uno sguar­do ester­no aiuta a sviluppa­re piani chiari. Questo perché la prospet­ti­va ester­na permet­te di osser­va­re l’azi­en­da e la situa­zio­ne familia­re, distac­can­do­si da compli­ca­zio­ni ed emozio­ni. Inolt­re, consen­te di prepara­re un piano di emergen­za che sia efficace in caso di necessità.

Angeneh­mer Neben­ef­fekt eines profes­sio­nel­len Notfall­kof­fers darüber hinaus: Im Rating­ge­spräch mit der Hausbank bewirkt die Präsen­ta­ti­on eines Notfall­kof­fers eine besse­re Bewer­tung. Damit bekom­men Sie auch attrak­ti­ve­re Zinsen.

Neben einem fehlen­den Notfall­kof­fer sind auch noch weite­re Dinge für einen erfolg­rei­chen Generations­wechsel zu beach­ten. In diesem Webinar zeigt Ihnen Fonda­to­re di KERN Nils Koerber, welche Fehler sie dabei unbedingt vermei­den müssen. 

Bild: ©mipan / Fotolia.com

Über den Autor:

Nils Koerber ist Mitbe­grün­der und Inhaber von KERN – Die Nachfolge­spezialisten in Bremen. Langjäh­rig erfah­re­ner Prakti­ker in allen Fragen der Unternehmens­nachfolge in Famili­en­un­ter­neh­men. Spezia­li­siert auf den Unter­nehmens­verkauf im Mittel­stand und den Generations­wechsel im Familienunternehmen.

Sugge­ri­men­ti per ulterio­ri letture:

Studio KERN sulla succes­sio­ne aziend­a­le in Germa­nia 2020: grave caren­za di succes­so­ri minac­cia le impre­se familiari

Bundes­wei­te Studie: Mangel an Unter­neh­mens­nach­fol­gern bedroht Familienunternehmen

KfW – Analy­se: Unternehmens­nachfolge im Mittel­stand brennen­des Thema

Das Unter­neh­mer­te­s­ta­ment als Schlüs­sel des Notfallkoffers

Come si ricono­sce un consu­len­te affida­bile per la vendita di un’azienda?

Webinar gratui­ti sulla succes­sio­ne aziendale

5 tenden­ze importan­ti nella succes­sio­ne aziend­a­le nel 2019